Come scrivere una lettera di collaborazione

Come scrivere una lettera di presentazione aziendale? Se questa domanda ti ronza per la testa è perché probabilmente ti sei trovato davanti alla necessità di scrivere una lettera di presentazione della tua azienda proprio ora. Presentare un’azienda con una lettera o una mail significa innanzitutto metterne in luce i valori ed esprimere la convinzione e la dedizione che ne stanno alla base, ma sei proprio sicuro di presentare bene la tua azienda? Se di molte mail di presentazione inviate pochissime o nessuna ricevono risposta, è arrivato il momento di capire più a fondo come scrivere correttamente una lettera di presentazione ad un’azienda.

La lettera può avere diversi tipi di taglio. In particolare è possibile dividere le lettere di presentazione in due macrocategorie:

• lettera di presentazione aziendale generale, indicata per una presentazione sommaria della propria azienda volta primariamente ad istaurare una conoscenza reciproca;
• lettera di presentazione aziendale commerciale, perfetta per istaurare collaborazioni di tipo commerciale con altre aziende o privati.

Come scrivere una lettera di presentazione aziendale?

Innanzitutto dovrai chiederti non solo come, ma anche quando scrivere una lettera di presentazione aziendale. Esistono infatti giorni migliori in cui inviare la vostra mail di presentazione aziendale: bocciati il venerdì e il lunedì, promossi a pieni voti martedì, mercoledì e giovedì. Questo perché le aziende sono sovraffollate di mail nel corso del weekend ed il lunedì potrebbero prestare meno attenzione alla vostra lettera.

In secondo luogo dovrai pensare con attenzione ad alcuni elementi che fungono da premessa per il tuo interlocutore, ovvero l’oggetto della mail, che dovrà essere chiaro – un esempio: Proposta di Collaborazione.

Evita di inserire un oggetto volto solamente a far aprire la tua mail di presentazione aziendale: una mail aperta e subito chiusa equivale ad una cattiva brand reputation. Quindi meglio poche aperture, ma realmente interessanti, che molti apri-e-chiudi frenetici.

Esempio di lettera di presentazione aziendale

La lettera di presentazione aziendale deve avere alcune precise caratteristiche. Dovrà innanzitutto essere:

• Chiara e di semplice lettura. Evitate quindi le frasi troppo complesse e date un ordine alle vostre idee, preparate una scaletta di concetti da sviluppare e cercate di utilizzare un linguaggio formale, ma di semplice comprensione.
• Dovrà essere sintetica e mai prolissa. Ho scritto troppo? Oppure troppo poco? Se ti sembra di aver scritto troppo taglia il tuo contenuto, perché un testo prolisso scoraggerà la lettura.
• Utilizza spazi fra le frasi. Distribuisci le tue frasi con una spaziatura in modo da evitare i cosiddetti “muri di parole”, che scoraggiano la lettura e impediscono di comprendere i punti focali di ciò che vuoi esprimere.
• Prenditi cura di evidenziare i punti di tuoi interesse con italic e bold.
• Non dimenticare mai le buone maniere, rivolgiti dando del lei al tuo interlocutore e scrivi sempre il pronome in maiuscolo – risponderLe, sentirLa…

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Lettera di presentazione aziendale fac simile

Nell’esempio di lettera di presentazione aziendale sottostante mostriamo quello che può essere il perfetto esempio di una proposta di collaborazione fra aziende.

Gent.li Sig. ____,

Le invio la presente per sottoporre alla Sua attenzione la nostra azienda ___. Da oltre ___ anni ci occupiamo del settore____.
La contatto perché ________.
Con il nostro team siamo in grado di offrirLe un servizio di _________attivo ogni giorno per la salute della Sua azienda.
Aiutiamo i nostri clienti, come _____, _____, a semplificare ed integrare qualsiasi processo aziendale, applicazione o infrastruttura con professionalità e affidabilità.

Sperando ci possano essere i margini per una collaborazione reciproca attendo un Suo riscontro e cordialmente saluto,

 [Nome Cognome]
Azienda s.r.l.
Tel. XXX XXXXXX
www.azienda.it

Modello di lettera di presentazione aziendale

Analizziamo ora, passaggio dopo passaggio, come scrivere una lettera di presentazione aziendale efficace e corretta:

• Un buon modo per iniziare la tua mail è: Gentile [cognome del potenziale cliente]. L’incipit dovrà essere formale, in quanto ancora non conoscete il vostro interlocutore.
• In secondo luogo non dedicare troppo tempo a parlare delle vostre capacità o dei vostri successi, ma arrivate subito al dunque: cosa possiamo fare per te – La contatto perché potremmo essere in grado di… [vantaggio per il potenziale cliente].
• Porta degli esempi di casi di successo, ne bastano un paio, ma faranno la differenza per il tuo interlocutore.
• Concludi l’email con nome, cognome e le informazioni di contatto.

La lettera di presentazione aziendale è uno strumento antico e da sempre usato per prendere contatto fra aziende. Oggi si utilizza per lo più la mail di presentazione, perché le moderne tecnologie ci hanno portato ad abbandonare la lettera cartacea, ma se ciò che si ricerca è la dovuta attenzione perché non optare per una lettera “all’antica”?