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Capitolo 3 Il rimborso a piè di lista è molto conveniente, perché ti permette di rimborsare al lavoratore solo le spese effettivamente sostenute. Ecco tutti i dettagli sul secondo sistema di rimborso spese dipendenti previsto dalla legge.Autore: Dipendenti in Cloud
Il rimborso a piè di lista, anche detto rimborso spese analitico, è la seconda opzione prevista dalla legge per indennizzare le spese dei lavoratori in trasferta. Questo tipo di rimborso spese dipendenti ha due principali aspetti positivi. Il primo è che devi risarcire solo i costi effettivi della trasferta. Il secondo è di natura fiscale: questo rimborso non rientra nel reddito imponibile del lavoratore, almeno per la maggior parte delle spese. Ci sono però anche dei contro, come la necessità di presentazione della nota spese da parte del dipendente e dell’archiviazione di scontrini e ricevute da parte dell’azienda. Ma non temere, nei prossimi paragrafi ti spieghiamo con chiarezza come procedere. Scarica GRATIS la guida al Rimborso Spese dei Dipendenti Scopri tutti i consigli per la gestione dei rimborsi di dipendenti e collaboratori Scarica ora la guida IN PDF Rimborso spese analitico: come funzionaIl rimborso analitico ti consente di rimborsare al lavoratore solo le spese effettivamente sostenute in trasferta. A differenza del forfettario quindi, in cui si presume una cifra a forfait, se sceglierai questo sistema il dipendente dovrà documentare (ad esempio con scontrini o fatture) tutte le spese di cui chiede il rimborso. Per farlo dovrà presentare una nota spese, ovvero un’apposita richiesta con i dati della trasferta e la documentazione fiscale delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute. L’azienda dovrà archiviare e conservare con cura questa documentazione, per poterla esibire in caso di controlli fiscali. Se questo aspetto ti spaventa, non preoccuparti: nel capitolo 6 ti spieghiamo con chiarezza cos’è una nota spese, come si compila e i migliori strumenti a tua disposizione per una archiviazione rapida e corretta della documentazione allegata dai tuoi dipendenti. La documentazione validaElemento fondamentale, quindi, per una corretta gestione dei rimborsi spese analitici è la documentazione fornita dal lavoratore come prova delle spese sostenute in trasferta. Ma, esattamente, quali sono i documenti che puoi ritenere validi?
Aspetti fiscali per il lavoratorePassiamo ora agli aspetti fiscali. Per il lavoratore questo tipo di rimborso è molto conveniente quando riguarda trasferte extracomunali, infatti:
Facciamo un esempio.Un tuo dipendente ha speso, in una trasferta extracomunale di un giorno in Italia, 200 euro tra vitto, alloggio e trasporto, più 50 euro di parcheggio. Tutte queste spese sono correttamente riportate nella nota spese e accompagnate da una documentazione fiscale valida. Dei 250 euro che richiederà come rimborso, solo 34,51 dovranno essere tassati in busta paga (ovvero i 50 euro di spesa “ulteriore” meno il limite legale di 15,49 euro).
Se ti sembra che sia il sistema analitico che quello forfettario abbiano caratteristiche interessanti, ma non riesci a decidere quale fa per te, ti consigliamo di proseguire nella lettura. Ti parleremo infatti del rimborso spese misto: una sorta di via di mezzo tra i due rimborsi di cui ti abbiamo parlato sin qui, che potrebbe fare al caso tuo.
Cosa vuol dire rimborso a piè di lista?Il rimborso a piè di lista, anche detto rimborso spese analitico, è la seconda opzione prevista dalla legge per indennizzare le spese dei lavoratori in trasferta. Questo tipo di rimborso spese dipendenti ha due principali aspetti positivi. Il primo è che devi risarcire solo i costi effettivi della trasferta.
Come si fa una fattura per rimborso spese?Nella fattura dovrai poi specificare “spese anticipate ex. Art. 15 DPR 633/72” ed allegare la fattura della spedizione. Il rimborso delle spese dovrà sempre essere dello stesso importo della fattura a carico del cliente, in quanto si tratta di un'anticipazione.
Come si scrive una richiesta di rimborso spese?Data e luogo: periodo, data di partenza e di ritorno e il luogo in cui si è effettuata la trasferta. Elenco delle spese: elenco di tutte le spese sostenute, cioè i costi per vitto, alloggio, spese di trasporto (treno, auto, spese carburante, aereo, etc). Eventuali annotazioni che l'azienda deve conoscere.
Come giustificare un rimborso spese?sono comprovate da un documento che le giustifica: uno scontrino, una ricevuta rimborso spese o una fattura; il documento che giustifica la spesa va intestato al cliente: si instaura, in situazioni di questo tipo, un rapporto di mandato ad agire per conto del cliente.
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